Vacature Office Manager bij Leuven 2030

Vacature Office Manager bij Leuven 2030

Nieuws
Vacature Office Manager Leuven 2030
p
Leuven 2030
Leuven 2030
Door de redactie

Vzw Leuven 2030 zet zich in voor een stad met minder uitstoot en meer toekomst. Als Office Manager zet je je schouders onder Leuven 2030 en daarmee onder de ambitie om van Leuven een duurzame stad te maken! Wij zijn op zoek naar een halftime straffe Office Manager (m/v) met kennis van boekhouding, ter vervanging van de huidige Office Manager. Onze ideale Office Manager is iemand die zich graag bezighoudt met financiën, maar ook organisatorisch sterk is. Iemand die moeiteloos administratieve taken op zich neemt, maar ook graag de handen uit de mouwen steekt. Je bent onze boekhouder, HR-medewerker en evenementenassistent(e) in één.


Ben jij onze man/vrouw? Lees dan vooral verder!

Wie zoeken we?

Als Office Manager ben je van grote betekenis voor het dagelijks reilen en zeilen van Leuven 2030. Je houdt je bezig met onze boekhouding, personeelszaken en ledenadministratie. Daarnaast neem je logistieke taken op je en ben je verantwoordelijk voor de organisatie van onze terugkerende evenementen. We zijn op zoek naar iemand die zelfstandig en ondernemend is en nauwkeurig en discreet kan werken.

  • Boekhouding
  • Je bereidt onze boekhouding voor, werkt samen met ons boekhoudkantoor en zorgt er dus voor dat onze financiën piekfijn op orde zijn. Je stuurt facturen uit, voert betalingen uit, begeleidt de BTW-aangiftes, zorgt voor een correcte opvolging van de begroting en de jaarrekening, enz.
  • Ledenadministratie
  • Leuven 2030 is een vereniging. Onze leden zijn heel belangrijk voor ons, omdat zij samen met ons werken aan de toekomst van Leuven en er mee voor zorgen dat onze vzw kan bestaan. Je zorgt voor de correcte administratie van onze (nieuwe) leden in onze database. Je volgt de lidmaatschappen op en zorgt er onder andere voor dat onze leden de ‘return’ voor hun lidmaatschap tijdig ontvangen.
  • Personeelszaken
  • Je bent het eerste aanspreekpunt voor Securex (personeelsadministratie) en onze medewerkers als het gaat om personeelszaken. Je verzorgt contracten voor vrijwilligers of nieuwe medewerkers en zorgt voor de correcte uitbetaling van het loon en de onkostenvergoeding.
  • Office management
  • Als Office Manager ben je ook letterlijk verantwoordelijk voor het ‘office management’. Denk hierbij aan het beheren van agenda’s, het aannemen van telefoontjes op ons algemene nummer, het afhandelen van de post, het voorbereiden van documenten voor vergaderingen, het logistiek ondersteunen van vergaderingen, het bestellen van drukwerk, het ondersteunen van je collega’s, enz.
  • Evenementenorganisatie
  • Je organiseert, met ondersteuning van onze communicatiemedewerker, de terugkerende evenementen voor onze leden en partners. Denk aan onze netwerkbijeenkomst Netwerk 2030 (1x per kwartaal) of onze Algemene Vergadering (2x per jaar). Voor de organisatie van deze evenementen volg je het reeds bestaande draaiboek: je legt de locatie en catering tijdig vast, nodigt de leden uit, bent het aanspreekpunt tijdens het evenement zelf, enz.

Jouw profiel

  • Je hebt minstens een bachelordiploma en minstens drie jaar relevante werkervaring op vlak van administratie en boekhouding.
  • Je houdt van boekhouding en hebt een uitgesproken zin voor organisatie, structuur en initiatief. Je neemt graag je verantwoordelijkheid op en ontzorgt graag.
  • Je werkt vlot met de computer en relevante softwarepakketten die je toestaan voldoende zelfstandig je functie invulling te geven.
  • Je bent in staat om een budget te beheren.
  • Je bent proactief, flexibel, nauwgezet, organisatorisch sterk en vlot in de omgang. Je trekt je zelfstandig uit de slag, maar bent tegelijkertijd een echte teamplayer.
  • Je bent bereid tot occasioneel avond- en weekendwerk en bent stressbestendig.

Ons aanbod

Wij bieden je een uiterst boeiende en gevarieerde job in een ambitieus en enthousiast team van 7 personen.

Als Office Manager kan je zo snel als mogelijk het team komen versterken, momenteel bestaande uit een projectcoördinator, een participatiemedewerker, een communicatiemedewerker en 4 projectmedewerkers. Als Office Manager werk je onder leiding van en rapporteer je aan de projectcoördinator (Katrien). Het projectteam heeft haar uitvalsbasis in het stadskantoor van Leuven, op het Professor Van Overstraetenplein (vlakbij het station).

We starten de samenwerking op voor een duur van 12 maanden met als absolute intentie deze uit te bouwen tot een langdurige samenwerking. Zowel een aanwerving binnen de vzw, als een samenwerking op basis van bijvoorbeeld een dienstenovereenkomst behoren tot de mogelijkheden.

Interesse?

Jouw motivatiebrief en cv waarin je duidelijk je troeven voor deze functie aangeeft, kan je sturen naar info@leuven2030.be. We verwachten je kandidatuur ten laatste op 18/01/2019. Indien je geselecteerd wordt, word je uitgenodigd voor een gesprek op 25/01/2019. Voor meer informatie over deze functie kan je terecht bij Katrien Rycken (projectcoördinator) via katrien.rycken@leuven2030.be of 016 27 24 11.